Im Mai 2018 wird die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Anwendung kommen. Dadurch wird das europäische Datenschutzrecht erweitert, was vor allem auf Unternehmen der Digitalwirtschaft Auswirkungen haben wird. Um hohe Bußgelder zu vermeiden, sollte man sich früh genug mit den wichtigsten Änderungen beschäftigen, um vorbereitet zu sein. Es drohen schließlich Strafen in Höhe von bis zu vier Prozent des gesamten Jahresumsatzes.
Was auf Unternehmen zukommt, hier kurz zusammengefasst:
Wen betrifft die DSGVO?
Generell alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, wenn sie in der EU sitzen oder es sich um Daten von EU-Bürgern handelt.
Was wird sich ändern?
Da sich viele Details ändern, müssen eigentlich alle Prozesse überprüft werden, bei denen Nutzer- bzw. Kunden-Daten verarbeitet werden. Dies betrifft unter anderem auch die geltende Definition von personenbezogenen Daten, Einwilligungen, Informationspflichten, Bußgelder, Pflichten der Rechenschaft und ähnliche Punkte.
Müssen durch die neue DSGVO Datenschutzerklärungen geändert werden?
Hier ist spätestens im Mai 2018 ein Update notwendig, da sich beispielsweise Informationspflichten erhöhen und Hinweise auf die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung gegeben werden müssen.
Wird dadurch das Datenschutzrecht insgesamt einfacher?
Wahrscheinlich eher nicht. Neben den Neuerungen im europäischen DSGVO werden sich auch nationale Datenschutzgesetze ändern, wodurch wiederum neue Regeln und Pflichten für Unternehmer entstehen.
Mit welchem zusätzlichen Aufwand muss ich rechnen?
Das ist völlig individuell. Der Aufwand ist umso höher, wenn sich in Ihrem Unternehmen bisher niemand um den Datenschutz gekümmert hat.
„Privacy by Design“ als Grundlage der DSGVO
Ganz allgemein müssen Unternehmen ihre Kunden zukünftig früher und genauer darüber informieren, ob und wie sie Kunden-Daten verarbeiten und diese Prozesse lückenlos dokumentieren. So entsteht für Unternehmen höherer Aufwand, jedoch auch ein besserer Datenschutz für Bürger. Gerade in Zeiten von Big Data und dem Geschäft mit Nutzerdaten soll die neue DSGVO so die EU-Bürger schützen. Ein wichtiger Bestandteil der neuen Verordnung ist daher auch „Privacy by Design“: Bei jedem System sollen datenschutzfreundliche Voreinstellungen von Anfang an integriert werden.
Jedes Unternehmen, welches per Website oder App Daten von Nutzern verarbeitet, muss sich an die DSGVO halten und sicherstellen, dass die Personen der Verarbeitung ihrer Daten zustimmen. Dabei ist eine „versteckte“ Einwilligung nicht zulässig und ungültig. Formulierungen, wie etwa: „Mit dem Erstellen eines Accounts willigen Sie ein, dass wir Ihre Angaben zu Marketingzwecken, gegebenenfalls auch durch Partner nutzen.“, sind nicht erlaubt.
Ab wann sind Daten personenbezogen?
Doch was sind eigentlich personenbezogene Daten? Im Zweifel sollte man immer vom Personenbezug der Daten ausgehen, um später Probleme zu vermeiden. Im DSGVO steht dazu: „Personenbezogene Daten sind Angaben jeglicher Art, die sich auf eine zumindest theoretisch identifizierbare Person beziehen.“ (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Es reicht also aus, wenn eine Person mit den vorhandenen Daten nur theoretisch identifiziert werden könnte. Auch IP-Adressen und Tracking-Cookies sind personenbezogen. Über ein Werbe-Cookie inklusive gespeicherter Daten ist ein Nutzer durch die für ihn gespeicherten Verhaltensmerkmale identifizierbar. Die Formulierung „identifizierbar“ sollte dabei weit interpretiert werden. Damit verbunden ist nämlich auch die mögliche Identifizierung durch Dritte, zum Beispiel wenn die IP-Adresse durch gerichtliche Anordnung mittels des Internet-Providers dem Kunden zugeordnet werden könnte.
Die Verarbeitung der Daten umfasst alle denkbaren Verwendungen:
– Datenerhebung
– Speicherung
– Ordnen, Organisation, Anpassung oder Veränderung von Daten
– Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder jede Form der Bereitstellung
Wann gelten Daten als anonym?
Anonymisierte Daten sollten keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen. Daher gelten zum Beispiel Statistiken über Besucher einer Website, wie sie im Online-Marketing erhoben werden, als anonym.
Wann darf ich Daten verarbeiten, um Verträge abzuwickeln?
Besonders interessant für Betreiber eines Online-Shops: Wenn es für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden, zum Beispiel also die Adresse an den Warenspediteur weitergereicht werden.
Laut Art. 6 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
– Einwilligung
– Vertragserfüllung
– Gesetzliche Pflichten (Aufbewahren von Rechnungen)
– Schutz lebenswichtiger Interessen von Menschen
– Berechtigte Interessen (z.B. IT-Sicherheit, aber auch Marketing oder Direktwerbung)
Hier ist besonders der letzte Punkt interessant, da hier auch wirtschaftliche Interessen möglich sind.
Was wir empfehlen:
Schon jetzt ist es sinnvoll, Ihre gesamte Datenschutzorganisation einer Bestandsaufnahme zu unterziehen. Im Unternehmen sollte es einen Verantwortlichen geben, der sicherstellt, dass sensible Daten immer den aktuellen gesetzlichen Vorschriften entsprechend verarbeitet werden.
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